Cómo recibir la mercancía del proveedor con el celular, paso a paso

Recibir bien la mercancía significa cotejar, en el momento de la entrega, lo que llegó con lo que pediste: cantidad, precio y vencimiento. Con el celular puedes comparar en tiempo real y dejar el registro listo antes de que el camión se vaya, sin necesidad de un cuaderno aparte ni de confiar en la memoria al final del día.

¿Por qué registrar la recepción en lugar de firmar y listo?

Cuando firmas la remisión sin contar, le estás diciendo al proveedor que llegó todo, al precio correcto y en buen estado. Si después descubres que faltaron unidades, que el precio no era el pactado o que un producto llegó cerca de vencerse, ya es muy difícil reclamar.

El registro de recepción cumple tres funciones:

1. Prueba de lo que sí llegó — si más adelante hay una disputa con el proveedor, tienes el dato exacto con fecha y hora.
2. Control de costo — el precio al que entra la mercancía define el margen que tendrás al venderla; si lo registras mal, el costo en tu sistema no va a coincidir con lo que pagaste de verdad.
3. Trazabilidad de vencimientos — saber en qué fecha llegó cada lote te permite rotar bien y evitar que se te dañe la mercancía antes de venderla.

De a poquito, ese registro se convierte en el historial que necesitas para negociar mejor con el proveedor la próxima vez.

¿Qué tener listo antes de que llegue el pedido?

Antes de que toque el timbre el del camión, ten estos tres elementos a mano:

Si hiciste el pedido de palabra o por WhatsApp y no lo dejaste escrito, escríbelo en una nota antes de que llegue: producto, cantidad y precio que acordaste. Sin ese punto de referencia no hay forma de saber si lo que llegó cuadra.

Paso a paso: cómo recibir la mercancía

Paso 1: Antes de descargar, pide la remisión

La remisión es el documento del proveedor que dice qué viene y a qué precio. Pídela antes de descargar cualquier caja. Léela completa; si algo no cuadra a primera vista, es el momento de preguntar.

Paso 2: Cuenta y pesa antes de firmar

Descarga la mercancía y cuenta físicamente cada referencia. Para productos que se venden por peso (carne, fruta, grano a granel), usa la báscula: el número que está en los ojos del proveedor no siempre coincide con el peso real.

Anota en el celular o en papel la cantidad que contaste tú, referencia por referencia. Si hay diferencia con la remisión, escríbela antes de seguir.

Paso 3: Revisa los vencimientos uno por uno

Para productos perecederos (lácteos, carnes, medicamentos veterinarios, snacks) revisa la fecha de vencimiento de cada unidad o cada caja. Un lote con dos semanas de vida útil que llega el mismo día que otro con tres meses es una diferencia importante: el que vence pronto tiene que salir primero.

Separa físicamente los lotes si tienen fechas distintas. Eso es lo que se llama FEFO (first expired, first out): sale antes lo que vence antes.

Paso 4: Compara el precio de la remisión con el precio que acordaste

Revisa la columna de precio unitario en la remisión y compárala con el precio que tenías anotado. Una diferencia de $200 por unidad puede parecer pequeña, pero en 500 unidades son $100.000 que no tenías previstos. Eso sí duele al final del mes.

Si el precio cambió, pide que el proveedor lo justifique en el momento. Si lo aceptas, actualiza tu registro para que el costo en tu sistema sea el real.

Paso 5: Fotografía la remisión y las diferencias

Antes de que se vaya el camión, toma foto de:

• La remisión completa (frente y reverso si tiene datos en los dos lados)
• Las etiquetas de vencimiento de los lotes que recibiste
• Cualquier caja dañada o producto en mal estado

Esas fotos son la evidencia si más adelante hay una discusión. No ocupan mucho espacio y se pueden guardar en una carpeta del celular por proveedor.

Paso 6: Anota las diferencias antes de firmar

Si hay faltantes, sobras, diferencias de precio o productos dañados, escríbelos en la propia remisión antes de firmarla. Puede ser a mano, en el espacio de observaciones o en el reverso. Pide que el del camión también firme si puede. Si no acepta, escribe tú y firma solo; al menos tienes la constancia de que lo recibiste con novedad.

Nunca firmes la remisión diciendo que llegó todo cuando faltaba algo o estaba dañado: una firma sin observaciones es una aceptación sin reservas.

Paso 7: Registra la recepción en tu sistema o cuaderno

Con la remisión en la mano y las diferencias anotadas, registra la recepción: qué llegó, en qué cantidad, a qué precio y con qué fecha de vencimiento. Si lo haces en el mismo momento, te demora cinco minutos. Si lo dejas para después, ya corriste el riesgo de mezclar lotes o de olvidar qué acordaste con el proveedor.

¿Qué hacer cuando algo no cuadra con lo que pediste?

Hay tres situaciones comunes:

Llegó más de lo pedido. Puedes devolverlo o recibirlo si tienes espacio y el precio es el correcto. Si lo recibes, regístralo con la cantidad real; no lo dejes como si hubiera llegado la cantidad del pedido original.

Llegó menos de lo pedido. Regístralo como una recepción parcial. El proveedor te debe el resto; anótalo para que no se te olvide el próximo pedido.

El precio en la remisión es distinto al pactado. Tienes dos opciones: rechazar la diferencia (pedir que el proveedor emita una nota crédito o corrija la remisión) o aceptarla y registrar el precio real en tu sistema. Lo que no es opción es registrar el precio viejo cuando pagaste el nuevo: eso descuadra tu costo.

¿Y los vencimientos? Lo que no se revisa al recibir se descarta después

Cuando recibes un lote sin revisar la fecha de vencimiento, ese lote entra a tu bodega sin etiqueta de urgencia. Puede mezclarse con otro lote más nuevo y salir después de él, en orden inverso al que debería. El resultado más común: encuentras cajas vencidas al fondo de la nevera o del estante cuando ya no tienen solución.

La revisión en el momento de la recepción es el único punto donde puedes separar los lotes, devolver los que no cumplan la vida útil mínima que necesitas para venderlos, y pedirle al proveedor que mejore la condición de entrega para el próximo pedido.

Una guía orientativa: si el producto perecedero que llega hoy tiene menos de la mitad de su vida útil por delante, vale la pena negociar un mejor precio o pedir devolución. No es una norma oficial: el umbral depende de tu sector y de lo que hayas pactado con el proveedor.

¿Cómo queda el registro al final?

Al terminar la recepción, deberías tener:

• La remisión firmada con las observaciones que correspondan
• El registro de lo que recibiste (en tu cuaderno, en tu sistema o en el celular)
• Las fotos de la remisión, los vencimientos y las diferencias
• La nota de lo que quedó pendiente (faltantes o ajustes de precio)

Con eso puedes construir el historial de entregas de ese proveedor: cuántas veces llega completo, si los precios son estables, si los vencimientos son suficientes. Ese historial es lo que te da la fuerza para negociar o para cambiar de proveedor.

Cómo lo resuelve Atendo hoy

Esta sección describe funciones de Atendo que están disponibles hoy. No es necesario usar ningún programa para aplicar lo explicado arriba.

Si usas Atendo, el proceso de recepción tiene dos puntos de entrada: el computador y el celular. Los dos trabajan sobre el mismo pedido.

La orden de compra prellena la recepción. Cuando haces el pedido desde Atendo, el sistema guarda las cantidades y los precios pactados. Al llegar la mercancía, abres la recepción desde el computador y ya tienes el listado de lo que esperabas; no tienes que digitar referencia por referencia.

El celular se conecta por QR, sin instalar ninguna aplicación. Desde el computador de la tienda generas un código QR; el celular lo escanea y queda vinculado a esa recepción. Desde el celular puedes ir marcando cada referencia mientras cuentas, y el resultado se ve en el computador al mismo tiempo. El celular no necesita sesión propia ni app instalada.

El semáforo de diferencias avisa antes de confirmar. Si la cantidad que marcaste en el celular o en el computador es distinta a la del pedido, o si el precio que digitas en la remisión se alejó del precio histórico del proveedor, el sistema te muestra una señal de alerta. La recepción no se bloquea: tú decides si confirmas con novedad o si ajustas. La diferencia queda registrada.

El precio de cada proveedor queda con historial. Cada vez que recibes mercancía de un proveedor, el precio entra al historial de ese proveedor para ese producto. La próxima vez que hagas un pedido puedes ver si el precio subió o bajó con respecto a la última entrega.

Los lotes con vencimiento quedan registrados por separado. Si recibes dos lotes del mismo producto con fechas distintas, el sistema los guarda como lotes independientes. Al momento de vender, sale primero el que vence antes, sin que tengas que acordarte manualmente.

La factura del proveedor entra a cuentas por pagar. Después de registrar la recepción, puedes ingresar la factura del proveedor con su soporte (foto o PDF). El saldo por pagar queda registrado con fecha de vencimiento, y los pagos que hagas quedan vinculados a esa factura.

La historia de cada referencia queda en el Kardex. Cada movimiento de entrada (recepción), con la fecha y la persona que lo registró, queda guardado en el historial del producto. Desde ahí puedes ver cuánto entró, cuándo y a qué costo; y si lo necesitas, exportarlo a Excel para el contador.