Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

Atendo SAS atiende a los titulares por correo electrónico y por el canal de WhatsApp del sitio; no tiene una línea telefónica corporativa dedicada. Las consultas y reclamos sobre datos personales se presentan por escrito al correo indicado, según el procedimiento del numeral 6.

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Atendo SAS no está obligada a inscribirse en el RNBD de la Superintendencia de Industria y Comercio, por no superar, a la fecha de esta política, los 100.000 UVT en activos totales (art. 25 Ley 1581 de 2012; Decreto 90 de 2018, compilado en el Decreto 1074 de 2015; Circular Externa 03 de 2018 de la SIC). Esto no la exime del cumplimiento del resto de esta política.

2. Datos personales que se tratan

El sitio no almacena los datos del formulario. El formulario de contacto/solicitud de demo arma un mensaje de WhatsApp con lo que la persona diligencia y abre WhatsApp con ese mensaje ya escrito, dirigido al canal de ventas de Atendo, atendido por una persona del equipo de Atendo. El mensaje lo envía la propia persona, quien puede editarlo o no enviarlo. Mientras no lo envíe, Atendo SAS no recibe ningún dato del formulario. El tratamiento por parte de Atendo SAS empieza cuando la persona envía el mensaje por WhatsApp.

2.1 Datos que la persona diligencia en el formulario

• Nombre.
• Tipo de negocio o de empresa (por ejemplo, tienda, carnicería/fruver, panadería, otro; o, si es proveedor, el tipo de empresa).
• Cómo lleva hoy las cuentas del negocio (cuaderno, Excel, un programa en el computador, de memoria) — opcional — o, si es proveedor, a cuántos comercios les vende, de forma aproximada — opcional. Es un dato de calificación comercial, no un dato sensible.
• Qué necesita o qué quiere lograr — opcional.
• Quién lo recomendó, si aplica (referido) — opcional.
• El botón o la sección del sitio desde la cual abrió el formulario (por ejemplo, un sector o una integración), que se refleja en el mensaje como el interés de la persona. El mensaje prearmado incluye al final una línea de referencia («Ref: código-de-origen»), que indica la página o la sección —y, si aplica, la campaña— desde la que se abrió el canal de WhatsApp. Este código identifica el origen de la interacción, no a la persona; hay un aviso informativo junto al botón de apertura de WhatsApp.

2.2 Datos que Atendo recibe cuando llega el mensaje por WhatsApp

Al recibir el mensaje, Atendo SAS conoce además el número de WhatsApp y el nombre de perfil de WhatsApp de la persona, y el contenido del mensaje y de la conversación posterior.

2.3 Datos que la persona entrega durante la conversación

Si la persona continúa la conversación con el equipo de Atendo, puede entregar voluntariamente datos adicionales para avanzar en el proceso comercial. Atendo SAS puede registrar:

• Nombre de su negocio o empresa, y zona o ciudad.
• Correo electrónico, si lo da para la cita o para enviar la invitación de la demostración.
• Modalidad y horario de la demostración y, si es presencial, la dirección del negocio donde se realizaría la visita.
• Si es proveedor o empresa: qué productos vende, a cuántos comercios les vende de forma aproximada y cómo recibe hoy los pedidos.
• El motivo, si cancela una demostración.
• Si la persona los menciona, los nombres de sus proveedores principales o de quien la recomendó. Se anotan solo como referencia comercial. Se pide a quien comparta datos de terceros que lo haga únicamente si tiene derecho a hacerlo.
• El historial de la conversación y el estado del caso.

Atendo no solicita número de identificación (cédula/NIT), datos financieros ni datos sensibles (Ley 1581, art. 5). Si la persona los comparte por iniciativa propia, Atendo no los necesita y puede suprimirlos a solicitud.

2.4 Datos técnicos de navegación

El sitio usa Umami, una herramienta de medición de tráfico autoalojada por Atendo SAS en su propio servidor (el mismo de Vultr que figura en el numeral 7.2). Los datos de analítica no se comparten con ningún tercero. Umami no usa cookies de analítica ni de seguimiento y no almacena la dirección IP de los visitantes. Los datos que se registran, la base de su tratamiento y los mecanismos para desactivar la medición se describen en el numeral 10.

3. Finalidades del tratamiento

Los datos descritos en el numeral 2 se tratan exclusivamente para:

1. Recibir, atender y priorizar la solicitud como un prospecto comercial (comercio, contador/distribuidor, proveedor o empresa, según el origen del formulario).
2. Contactar al titular por WhatsApp o por el correo electrónico que haya entregado, para presentarle el producto Atendo, resolver dudas y, si corresponde, coordinar y agendar una demostración (virtual o presencial), enviarle la confirmación y el recordatorio previo de la cita, y hacer seguimiento de la conversación.
3. Si se trata de un proveedor o empresa: registrar su interés y contactarlo cuando la conexión con los comercios que usan Atendo esté disponible para su tipo de empresa.
4. Llevar la gestión interna de prospectos: estado y resultado del caso y estadísticas internas del proceso comercial.
5. Coordinar internamente, dentro del equipo comercial de Atendo, la atención de la solicitud y de las citas agendadas.
6. Medir de forma agregada el comportamiento de los visitantes en el sitio —páginas visitadas, secciones de mayor interés y origen de las visitas—, sin identificar a ninguna persona en particular, con el fin de entender el funcionamiento del sitio y mejorarlo (numeral 10).

Lo que Atendo SAS nunca hace con estos datos: no los vende, no los cede a terceros para fines comerciales ajenos a Atendo, y no los usa para dar de alta una cuenta ni cobrar sin la participación expresa del titular en un proceso comercial posterior (ni el formulario ni la conversación por WhatsApp crean una cuenta, activan un plan o inician un cobro). Atendo SAS conserva los datos mientras subsista la finalidad comercial para la cual se entregaron o hasta que el titular solicite su supresión, salvo que una norma exija conservarlos por más tiempo.

Atención por una persona

La conversación por WhatsApp con el canal de ventas la atiende una persona del equipo de Atendo, a través de la aplicación WhatsApp Business, sin asistente virtual ni inteligencia artificial. Las decisiones comerciales (planes, precios, activación, cobro) las toma siempre una persona del equipo de Atendo; la conversación no activa planes, no cobra ni crea cuentas.

4. Autorización del titular

Para usar el formulario, el titular otorga su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades descritas en el numeral 3, mediante un mecanismo de aceptación activa: una casilla de verificación no premarcada, ubicada junto al botón de envío del formulario, sin la cual el formulario no se puede enviar (art. 9 Ley 1581 de 2012). El texto de la casilla es el siguiente:

"Autorizo a Atendo SAS a tratar mis datos personales (nombre, celular, tipo de negocio y demás datos que diligencie en este formulario) para contactarme y ofrecerme información comercial sobre Atendo, conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales."

El «celular» al que alude ese texto es el número de WhatsApp desde el cual la persona envía el mensaje; el formulario no lo solicita como campo. La autorización se otorga al marcar la casilla y se hace efectiva cuando la persona envía el mensaje por WhatsApp: hasta ese momento Atendo SAS no recibe sus datos.

Quien escribe directamente al canal de WhatsApp. La política está disponible en atendo.com.co/legal/privacidad. Quien inicia la conversación directamente por WhatsApp, sin pasar por el formulario, puede consultarla en esa URL o pedir una copia por el canal de atención del numeral 6.1.

La autorización puede revocarse en cualquier momento mediante un reclamo (art. 15 Ley 1581 de 2012; art. 9 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015), salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (numeral 5). La revocatoria no afecta el tratamiento realizado con base en la autorización antes de su revocatoria.

5. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular de datos personales tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Atendo SAS, en particular frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (art. 10 Ley 1581/2012).
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que Atendo SAS le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen o complementen, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Atendo SAS.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La autorización también puede revocarse mediante reclamo en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (art. 15 Ley 1581 de 2012; art. 9 Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015).
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. Procedimiento para ejercer los derechos

6.1 Canal de atención

Toda consulta o reclamo relacionado con el tratamiento de datos personales se debe presentar por escrito al correo [email protected], indicando: (a) nombre completo del titular y, si los datos se entregaron por WhatsApp, el número desde el cual escribió, (b) descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la consulta o el reclamo, (c) dirección de contacto (correo o WhatsApp), y (d) los documentos que se quieran hacer valer, si aplica.

6.2 Plazos legales de respuesta

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los 5 días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos 2 meses desde la solicitud sin que el titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Recibido el reclamo completo, Atendo SAS incluye en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles (art. 15 Ley 1581 de 2012). La leyenda se mantiene hasta que el reclamo sea decidido.

6.3 Supresión

Al atender una solicitud de supresión, Atendo SAS la aplica en sus registros de contactos, de conversaciones de WhatsApp y de agenda, salvo que exista un deber legal de conservar el dato.

7. Proveedores que tratan datos, encargados y transmisión internacional

Para operar el sitio y atender las solicitudes comerciales, Atendo SAS —que actúa como responsable de este tratamiento, a diferencia del rol de encargado que asume frente a los datos de los comercios que ya usan su software— se apoya en los servicios y proveedores que se describen a continuación, varios de ellos ubicados fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos de América:

7.1 Servicios que reciben los datos directamente del titular o de su navegador

Meta (WhatsApp) recibe los datos directamente del titular y los trata bajo sus propios términos; no es encargado de Atendo SAS. WhatsApp es una plataforma de Meta: cuando la persona envía el mensaje, lo hace a través de ese servicio, y Meta trata los datos que necesita para prestarlo y, además, como responsable de su plataforma, según sus términos y su política de privacidad, que Atendo SAS no controla.

7.2 Proveedores que tratan datos por cuenta de Atendo SAS

Estos proveedores tratan datos por cuenta de Atendo SAS, conforme a los términos y condiciones de tratamiento de datos de cada proveedor.

7.3 Transmisión internacional

A la fecha de esta política, los Estados Unidos de América figuran en el listado de países con nivel adecuado de protección de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 05 de 2017, incorporada a la Circular Única, Título V, Capítulo 3). El titular puede solicitar en cualquier momento, a través del canal indicado en el numeral 6.1, la lista actualizada de proveedores y de los países involucrados en el tratamiento de sus datos.

Si Atendo SAS incorpora un tercero que actúe como responsable independiente de alguno de estos datos (por ejemplo, una herramienta de CRM comercial externo con fines propios), esa operación sería una transferencia internacional (no transmisión) y requeriría, adicional a lo aquí descrito: (i) verificar si el país de destino cuenta con nivel adecuado de protección, y si no, (ii) obtener autorización expresa e inequívoca del titular para esa transferencia específica, o tramitar la declaración de conformidad ante la SIC (art. 26 Ley 1581 de 2012).

8. Seguridad de la información

Atendo SAS implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales que recibe contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, incluyendo cifrado en tránsito (HTTPS) del sitio y acceso restringido a la información registrada en sus sistemas de gestión comercial.

9. Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir del 5 de octubre de 2026 y permanecerá vigente mientras subsista la finalidad del tratamiento. Atendo SAS podrá modificarla en cualquier momento para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o de sus propias prácticas de negocio; cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares antes de su entrada en vigencia, mediante publicación en esta misma URL con la fecha de la nueva versión y, cuando existan datos de contacto, por el canal que hayan usado.

10. Uso de cookies, medición de tráfico y tecnologías de rastreo

10.1 Herramienta de analítica (Umami)

El sitio usa Umami (v3.4.0), una herramienta de medición de tráfico web autoalojada por Atendo SAS en su propio servidor (Vultr, numeral 7.2). No es un servicio externo: los datos de analítica no salen del servidor de Atendo. Umami no usa cookies de analítica ni de seguimiento; la sesión viaja en memoria del navegador, sin persistencia entre sesiones.

La dirección IP no se almacena. Se usa en memoria únicamente para calcular un identificador de sesión no reversible (hash con clave secreta propia y rotación diaria) y para derivar la ubicación aproximada del visitante (solo el país); inmediatamente después se descarta.

Datos que se registran por cada visita: URL de la página (ruta y parámetros de campaña), dominio de referencia, navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo, resolución de pantalla, idioma, y país aproximado derivado de la IP (no se registran región ni ciudad, y la IP se descarta). También un identificador de sesión UUID no reversible. No se registran la dirección IP, el nombre del visitante, el número de celular ni el contenido de formularios.

Eventos registrados: inicio del formulario de contacto, envío del formulario y apertura del canal de WhatsApp. Los datos de cada evento son: tipo de visitante (comercio o proveedor), sección o botón de origen, y el tipo de negocio o forma de llevar cuentas elegida en los selectores. Nunca se incluye información personal.

Conservación: los datos se eliminan automáticamente al cumplirse trescientos noventa y cinco (395) días.

• Botón de esta página: desactiva la medición para este sitio en este navegador y dispositivo. La elección se guarda en el almacenamiento local del navegador (clave umami.disabled), solo para recordarla, y se puede revertir con el mismo botón o borrando los datos del sitio.
• Señales del navegador: si el navegador tiene activada la señal «No rastrear» (Do Not Track) o el Control Global de Privacidad (Global Privacy Control), el sitio no carga la herramienta de medición y el navegador no se conecta al servidor de analítica.
• Los bloqueadores de contenido del navegador también impiden la medición, sin afectar el uso del sitio.

10.2 Tecnologías técnicamente necesarias para el funcionamiento del sitio

Lo que adicionalmente ocurre al visitar el sitio:

• Registros de acceso. El proveedor de alojamiento y red de entrega de contenido del sitio (Cloudflare) procesa la dirección IP, la fecha y hora, las páginas solicitadas y datos del navegador y del dispositivo, para entregar el sitio, mantener su seguridad y prevenir abusos. Ese proveedor puede aplicar mecanismos técnicos estrictamente necesarios para el funcionamiento y la protección del sitio.
• Tipografías. Las fuentes del sitio (Fredoka y Nunito) se sirven desde el mismo dominio de Atendo; el navegador no se conecta a servidores de terceros para cargarlas.
• Enlaces a WhatsApp. Al abrir WhatsApp desde el sitio, la persona sale de él y pasa a regirse por las condiciones de ese servicio (numeral 7).

El visitante puede configurar o restringir el uso de cookies y del almacenamiento local desde los ajustes de su navegador.

11. Contacto

Para cualquier duda sobre esta política o para ejercer los derechos descritos en el numeral 5, escribir a [email protected].