FEFO, PEPS y UEPS: qué significan y cuál usar en cada producto de tu tienda
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FEFO, PEPS y UEPS son tres reglas para decidir qué sale primero del estante: FEFO saca primero lo que vence antes, PEPS lo que entró primero y UEPS lo último que entró. Son reglas físicas. Con los mismos nombres hay métodos contables para valorar el inventario, que son otro tema y se hablan con tu contador.
¿Qué significan FEFO, PEPS y UEPS?
Son siglas del manejo de inventarios. Cada una responde la misma pregunta: cuando llega un cliente, ¿de cuál unidad se despacha?
| Sigla | Qué quiere decir | Sale primero | En inglés |
|---|---|---|---|
| FEFO | Primero en vencer, primero en salir | Lo que tiene la fecha de vencimiento más cercana | First Expired, First Out |
| PEPS | Primero en entrar, primero en salir | Lo que llegó primero a la tienda | FIFO: First In, First Out |
| UEPS | Último en entrar, primero en salir | Lo que llegó de último | LIFO: Last In, First Out |
En criollo: FEFO mira el calendario del empaque, PEPS mira el orden de llegada y UEPS agarra lo que quedó más a la mano.
¿Cuál es la diferencia entre mover la mercancía y valorar el inventario?
Son dos cosas distintas que comparten nombre:
| Rotación física | Valuación contable | |
|---|---|---|
| La pregunta | ¿Qué unidad saco del estante primero? | ¿Con qué costo registro lo que vendí? |
| Quién decide | Tú, según el producto | Se define con tu contador |
| Dónde se ve | En la nevera, la bodega y el mostrador | En los libros y reportes del negocio |
| Ejemplo de error | Vender la leche nueva y dejar vencer la vieja | Registrar un costo distinto al que acordaste con tu contador |
Sacar el arroz en un orden y valorarlo en los libros son dos decisiones distintas; la segunda la hablas con tu contador.
Ejemplo inventado, solo para ilustrar (no son precios de mercado). Compras 10 unidades de un mismo producto a $100 cada una y, después, otras 10 a $110. Vendes 10. El estante es el mismo: tú decides cuáles entregas. Pero en los números, un método de valuación llamado PEPS registra esas 10 unidades a $100 (total $1.000), mientras que el costo promedio ponderado, con un promedio de $105 por unidad, las registra por $1.050. La mercancía que se movió es idéntica y el número que queda registrado cambia.
Cuáles métodos aplican a tu negocio lo hablas con tu contador. Algunas preguntas útiles para llevarle:
- ¿Qué método de valuación de inventario usa hoy mi negocio?
- ¿Qué información necesitas de mis compras y ventas para llevarlo bien?
- ¿En qué formato prefieres recibirla (Excel, reporte mensual)?
¿Qué regla uso para cada producto de mi tienda?
Dale una mirada producto por producto. La regla la define lo que le pasa a la mercancía con el tiempo.
| Producto | Regla física | Por qué |
|---|---|---|
| Leche fresca | FEFO | Cada pedido puede llegar con fechas distintas. Manda la fecha. |
| Queso fresco | FEFO | El que vence primero se vende primero, sin importar cuál llegó antes. |
| Yogur y refrigerados | FEFO | Igual que la leche: se rotan por fecha, no por orden de llegada. |
| Arroz | FEFO | Trae fecha de vencimiento impresa, así que la fecha manda aunque sea larga. |
| Enlatados | FEFO | Igual: traen fecha impresa y el que vence antes sale primero. |
| Frutas y verduras | FEFO con fecha asignada | No traen fecha impresa; se les puede asignar una según los días que duran (ver abajo). |
| Productos sin fecha de vencimiento | PEPS | Se rotan por orden de llegada, como práctica de estante. |
| Arena, gravilla o tornillos a granel | UEPS | Se amontonan o se guardan en canecas; en la práctica muchos negocios sacan lo de arriba, que es lo último que entró. |
Dos aclaraciones para que no te enredes:
- Si el producto trae fecha de vencimiento, la fecha manda. Si el segundo pedido de un mismo producto vence antes que el primero, PEPS y FEFO dan resultados distintos. Ahí se aplica FEFO.
- UEPS en perecederos casi nunca sirve. Si sacas siempre lo último que entró, lo viejo se queda enterrado y se vence.
¿Cómo decido el orden de salida de un producto nuevo?
- Mira si tiene fecha de vencimiento. Si la tiene, usa FEFO.
- Si se daña con los días pero no trae fecha impresa (frutas y verduras, por ejemplo), asígnale una fecha según los días que suele durar: por ejemplo, el día que llegó más los días que aguanta ese producto. Con esa fecha puedes rotarlo como FEFO, aunque el empaque no la diga. La fecha sirve para ordenar la rotación, no garantiza el estado: revisa el producto a diario.
- Si no tiene fecha y no se vence, usa PEPS: lo que llegó primero sale primero.
- Si se guarda a granel, en montón, en la práctica muchos negocios sacan lo de arriba (UEPS). Es un criterio de comodidad, no una norma.
- Rotula. Un marcador o una etiqueta con la fecha de vencimiento o la fecha de llegada en el estante hace que la regla se cumpla aunque cambie la persona que despacha.
¿Qué pasa si el mismo producto llega en varios pedidos?
Es un caso frecuente: mismo producto, dos pedidos, fechas distintas. Para manejarlo:
- Al recibir, no mezcles el pedido nuevo con el viejo. Guárdalos separados.
- Anota la fecha de vencimiento de cada pedido, o la fecha de llegada si el producto no vence.
- Pon al frente el que corresponde según la regla del producto, así lo vea quien lo despache sin tener que preguntar.
Cómo lo resuelve Atendo hoy
Esta sección describe funciones de Atendo que están disponibles hoy. No necesitas ningún programa para aplicar lo explicado arriba.
Lotes con vencimiento. Atendo maneja el inventario por lotes con su fecha de vencimiento.
Al vender, sale primero lo que se vence antes.
Avisa cuando algo se está acabando. Así puedes reponer antes de quedarte sin mercancía.
Historia de cada producto. El Kardex guarda la historia de cada producto con fecha y responsable, y se exporta a Excel para el contador.
Si quieres ver cómo se maneja el orden de salida de la mercancía en tu tipo de negocio, puedes hablar con una persona del equipo de Atendo por WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿FEFO y PEPS son lo mismo?
No. PEPS mira cuándo entró la mercancía y FEFO mira cuándo vence. Coinciden cuando lo que llegó primero también es lo que vence primero, pero no siempre pasa: un pedido nuevo puede traer una fecha más cercana que el anterior.
¿Para qué sirve UEPS en una tienda?
En el estante, para mercancía que no vence y se guarda a granel o en montón, donde en la práctica muchos negocios sacan lo de arriba. Para perecederos no lo uses, porque deja lo viejo enterrado.
Si saco la mercancía en PEPS, ¿tengo que llevar la contabilidad en PEPS?
Son dos decisiones distintas: el orden en que sacas la mercancía del estante y el método con que se valora el inventario en los libros. Lo segundo se habla con tu contador.
¿Qué hago con los productos que no traen fecha de vencimiento?
Depende de si se dañan o no. Si se dañan con los días, como las frutas y verduras, asígnales una fecha según lo que suelen durar y rótalos como FEFO. Si no se vencen, rótalos por orden de llegada (PEPS), marca en el estante cuándo entraron y revisa su estado con regularidad.
¿Qué método contable me conviene?
Esta guía no lo define. Pregúntaselo a tu contador y llévale la historia de tus compras y ventas.