Cuánto pedir al proveedor: stock mínimo y punto de reorden

Si miras tu existencia a diario, pide cuando llegue al punto de reorden: consumo diario por días de entrega, más un colchón. La cantidad es lo que falta para cubrir el tiempo entre pedidos, la entrega y el colchón, menos lo que ya tienes y lo ya pedido, redondeado hacia arriba a la presentación del proveedor.

¿Por qué a veces me quedo sin producto y otras veces me sobra?

Casi siempre es por pedir «a ojo». Si pides cuando te acuerdas, el producto se acaba justo antes de que llegue el camión; si pides por miedo a quedarte sin nada, la plata queda atrapada en bodega y, en perecederos, parte se vence antes de venderse.

El método de esta guía reemplaza el ojo por tres datos que ya tienes en la cabeza o en el cuaderno: cuánto vendes, cuánto tarda el proveedor y qué margen de seguridad quieres. De a poquito, con esos tres datos, el pedido deja de ser una adivinanza.

¿Qué es el stock mínimo y el punto de reorden?

En esta guía, stock mínimo y punto de reorden significan lo mismo: la cantidad en existencia a la que haces el pedido. Estos son los datos que lo componen:

• Consumo diario: cuántas unidades de un producto vendes en un día normal.
• Tiempo de entrega: los días que pasan desde que haces el pedido hasta que la mercancía está en tu estante.
• Colchón (stock de seguridad): unidades extra para cubrir un día de ventas más fuerte o un retraso del proveedor.
• Días entre revisiones: cada cuánto miras tus existencias para decidir si pides. Si lo haces todos los días, este dato es cero.

La fórmula depende de cada cuánto revisas:

• Si ves la existencia todos los días (o la ves bajar a medida que vendes): punto de reorden = (consumo diario × días de entrega) + colchón. Cuando la existencia llega a ese número, haces el pedido.
• Si solo revisas en un día fijo (por ejemplo, los lunes): punto de reorden = consumo diario × (días de entrega + días entre revisiones) + colchón. Entre una revisión y la siguiente el producto se sigue vendiendo, y ese tiempo también hay que cubrirlo.

Algunos negocios llaman «stock mínimo» solo al colchón. Si lo lees así en otro lado, confirma de cuál número hablan antes de comparar.

¿Cómo calculo el punto de reorden, paso a paso?

1. Saca tu consumo diario. Cuenta cuántas unidades vendiste del producto en las últimas cuatro semanas y divide entre los días que abriste. Usar un mes completo evita que un día raro (quincena, festivo, aguacero) te distorsione el número.
2. Anota los días de entrega habituales. Pregúntale al proveedor, o mira tus últimos pedidos: cuántos días pasaron de pedir a recibir. Usa el tiempo normal y deja que el colchón cubra los retrasos; si tomas el caso más largo y además pones un colchón grande, estás contando el mismo margen dos veces y terminas comprando de más.
3. Define el colchón. No hay una cifra oficial: es un criterio tuyo. Piensa en cuántos días de venta quieres tener de reserva. Si el producto es de los que no pueden faltar, o si tu proveedor se retrasa seguido, súbelo; si es un producto que se vence rápido o que se consigue fácil en otro lado, bájalo.
4. Define cada cuánto revisas. Todos los días, o en un día fijo de la semana. De eso depende cuál fórmula usas (ver la sección anterior).
5. Multiplica y suma. Usa la fórmula que corresponde a tu forma de revisar.
6. Anótalo junto al producto. En el cuaderno, en una etiqueta en el estante o en la hoja de cálculo. Si revisas a diario, toca pedir cuando la existencia llegue a ese número o baje de él. Si revisas en un día fijo, ese número es el nivel al que quieres llegar en cada pedido: no lo uses como filtro para decidir si pides o no.

¿Cuánto debo pedir cuando llega el momento?

Si revisas a diario, el punto de reorden dice cuándo pedir. Para decidir cuánto, piensa en cuántos días quieres que te dure el pedido:

1. Define cada cuánto pides. Por ejemplo, si haces el pedido una vez por semana, tu ciclo es de 7 días.
2. Calcula el nivel al que quieres llegar: consumo diario × (días del ciclo + días de entrega) + colchón.
3. Réstale lo que ya tienes en estante y bodega, y también lo que ya pediste y todavía no ha llegado. Eso es lo que te falta.
4. Redondea hacia arriba a la presentación del proveedor. Si te vende por caja de 12, por bulto de 25 kg o por paca de 6, no puedes pedir 5,67 cajas: pides 6.

Si pides en fecha fija, esta cuenta es la que manda cada vez que toca pedir: si el resultado es cero o negativo, no pides; si es positivo, pides esa cantidad redondeada.

¿Por qué hacia arriba y no al número más cercano?

Porque redondear hacia abajo te deja por debajo del nivel que calculaste: justo la falta que querías evitar. Pasarte unas pocas unidades cuesta poco; quedarte corto significa un día de ventas perdidas o un pedido de emergencia. La excepción son los productos que se vencen rápido: ahí, si el redondeo hacia arriba te obliga a comprar mucho más de lo que vendes antes de que venza, pregúntale al proveedor si te vende presentaciones más pequeñas.

¿Cómo se ve con números? Un ejemplo

Ejemplo ilustrativo. Los números son inventados para explicar el cálculo; no representan a ninguna tienda real.

Una tienda vende aceite en botellas de 1 litro, que el proveedor entrega en cajas de 12 botellas. Hace su pedido una vez por semana, los lunes, y el pedido tarda 3 días en llegar. Por eso usa la lógica de revisión periódica: en cada lunes manda la cuenta de «cuánto pedir».

Ese 108 es a la vez el punto de reorden de una tienda que revisa solo los lunes y el nivel al que se completa cada pedido.

Este lunes hay 40 botellas y no hay pedidos pendientes por llegar:

Con 6 cajas quedas con 40 + 72 = 112 botellas, por encima de las 108 que calculaste. Si hubieras redondeado hacia abajo, a 5 cajas (60 botellas), llegarías a 100: por debajo del nivel que necesitas, y el colchón se te iría consumiendo desde el primer día.

¿Y si se revisa todos los días en vez de una vez por semana?

Con revisión diaria el punto de reorden es (9 × 3) + 18 = 27 + 18 = 45 botellas: cuando la existencia llega a 45 o baja de ahí, se pide. Es útil si ves cómo baja el producto mientras vendes.

¿Por qué no usar ese 45 como filtro en la revisión del lunes?

Porque con una revisión semanal el 45 no alcanza. Si un lunes quedan 46 botellas, el filtro dice «aún no toca» y no se pide. Pero el siguiente pedido solo llegaría unos 10 días después (7 hasta la próxima revisión y 3 de entrega), y en esos 10 días se venden 9 × 10 = 90 botellas: con 46 te quedas sin aceite. La cuenta de «cuánto pedir» sí lo detecta: 108 − 46 = 62 botellas, que son 5,17 cajas, o sea 6 cajas (72 botellas).

¿Cómo lo hago con un cuaderno o una hoja de cálculo?

Basta una tabla con una fila por producto:

Rutina sugerida:

1. Empieza por los 10 o 20 productos que más rotan o que más duele que falten. No hace falta calcular los 500 de entrada.
2. Cuenta las existencias en tu día fijo (el lunes antes de abrir, por ejemplo). Para cada producto, anota también lo que ya pediste y no ha llegado.
3. Haz la cuenta de «cuánto pedir» de todos los productos: nivel objetivo − existencia − pendientes. Si da cero o negativo, no pides ese producto; si da positivo, pides esa cantidad redondeada hacia arriba a la presentación del proveedor. No uses «está en su punto de reorden o por debajo» como filtro en una revisión semanal.
4. Recalcula cada mes o dos. Si cambió lo que vendes (temporada, un competidor nuevo, un producto que despegó) o el proveedor cambió sus tiempos, el número viejo ya no sirve.

¿Qué pasa con productos que se vencen o que se venden irregularmente?

• Perecederos (lácteos, carnes, frutas, verduras): el cálculo sirve, pero con un ciclo corto y un colchón pequeño. Más vale pedir más seguido y menos cantidad que llenar la nevera de una vez. Antes de redondear hacia arriba, revisa que alcances a vender lo que compras antes de la fecha de vencimiento.
• Productos con venta muy irregular (los que se venden de a uno cada semana y de repente salen diez): usa el promedio de un período más largo y un colchón mayor, o decide tenerlos solo por encargo.
• Productos nuevos sin historial: empieza con una cantidad pequeña, anota las ventas las primeras semanas y recién ahí calcula el punto de reorden.
• Temporadas: diciembre, el día de la madre o el regreso a clases no se parecen al mes anterior. Para esas fechas, calcula con las ventas de la misma época del año pasado si las tienes anotadas.

Cómo lo resuelve Atendo hoy

Este bloque describe solo funciones disponibles hoy. No necesitas ningún programa para aplicar el método de arriba.

Cuánto hay de cada producto, en tu unidad y en la del proveedor. El inventario muestra la existencia de cada producto en tu unidad y en la que usa el proveedor (por ejemplo, en botellas y en cajas).

Avisa cuando algo se está acabando.

Órdenes de compra y precio de cada proveedor. Armas la orden de compra y cada proveedor queda con el historial de sus precios.

La historia de cada producto. El Kardex guarda los movimientos de cada producto con fecha y responsable, y se exporta a Excel.

Hoy Atendo no calcula cuánto pedir ni sugiere el pedido por ti: esa cuenta la haces tú con el método de esta guía.

Si quieres ver cómo funciona Atendo con tus propios productos, puedes hablar con una persona del equipo por WhatsApp.

Preguntas frecuentes

¿Es lo mismo stock mínimo que punto de reorden?

En esta guía, sí: es la cantidad en existencia a la que haces el pedido. Algunos negocios usan «stock mínimo» solo para el colchón que nunca quieren pisar; si lo lees así en otro lado, confirma de cuál número hablan. Lo importante es que definas cuál usas y lo apliques igual para todos los productos.

¿Cada cuánto debo recalcular el punto de reorden?

Cada uno o dos meses, y antes si cambia algo importante: una temporada, un cambio de precio, un proveedor nuevo o un retraso repetido. Los productos de venta alta conviene revisarlos más seguido que los de venta baja.

¿Qué hago si mi proveedor entrega el mismo día?

Pon los días de entrega en cero. Si revisas a diario, el punto de reorden queda igual al colchón; si revisas en un día fijo, queda igual a lo que vendes hasta la próxima revisión más el colchón. Aun así deja un colchón pequeño, porque un camión puede fallar o llegar sin todo el pedido.

¿Qué hago si el proveedor tiene pedido mínimo?

Calcula el pedido como siempre y compáralo con el mínimo. Si el pedido es menor, puedes esperar a que otro producto del mismo proveedor llegue al momento de pedir y pedirlos juntos, siempre que el producto no se agote antes.

¿Por qué redondear hacia arriba y no al más cercano?

Porque quedarte corto cuesta más que pasarte por unas pocas unidades. Esto aplica a productos que no se vencen rápido; en perecederos, mira antes si alcanzas a venderlo.

¿Atendo calcula cuánto pedir?

No. Hoy Atendo muestra cuánto hay de cada producto y avisa cuando algo se está acabando, pero el cálculo del pedido lo haces tú con el método de esta guía.