Cómo evitar que se te venzan los productos en la tienda

Vender primero lo que vence más pronto, revisar las fechas cuando llega la mercancía y mantener el orden en la bodega son las tres acciones más eficaces para que los productos lleguen al mostrador antes de vencerse. No requieren ningún programa: bastan un marcador, disciplina y una ruta fija de revisión semanal.

¿Por qué se vencen los productos en una tienda de barrio?

El motivo más frecuente no es tener exceso de inventario, sino el orden en que se coloca y se vende: si el producto nuevo llega y se pone al frente, el más viejo queda enterrado y nadie lo encuentra hasta que ya venció.

Hay tres puntos donde se pierde el control:

1. Al recibir. El proveedor entrega y la mercancía entra como puede, sin revisar fechas ni separar lo que llega nuevo de lo que ya estaba.
2. Al acomodar. El producto nuevo queda adelante porque es más fácil. El viejo queda atrás.
3. Al vender. El cliente toma lo que está a la mano, que suele ser lo más nuevo.

¿Qué es la rotación «lo primero que vence, primero que sale»?

En el mundo de la logística se llama FEFO, del inglés First Expired, First Out: primero sale lo que vence primero.

En criollo: la mercancía de la nevera, el estante o la bodega se acomoda para que el cliente agarre siempre lo que vence antes. Lo nuevo entra por atrás; lo viejo sale por adelante.

Esto es distinto de FIFO (First In, First Out, o PEPS en español), donde la prioridad es que salga primero lo que llegó primero, sin mirar la fecha de vencimiento. Para muchos productos los dos coinciden, pero no siempre: un mismo producto puede llegar en dos pedidos con fechas de vencimiento distintas. Si el segundo pedido vence antes que el primero —algo que pasa con ciertos concentrados de mascotas o con frutas de distinto origen— FEFO y FIFO dan resultados distintos.

Para la carnicería, el fruver y los productos perecederos, la referencia práctica es siempre la fecha de vencimiento, no la fecha de llegada.

Nota importante sobre lo contable: FEFO y FIFO son métodos de rotación física del inventario, es decir, en qué orden se mueve la mercancía del estante. También existen métodos de valuación contable que usan los mismos nombres (PEPS, UEPS, promedio ponderado) para determinar el costo de lo vendido en los registros contables. Son planos distintos: lo físico y lo contable no tienen que coincidir, y las reglas de valuación dependen del régimen tributario y del tipo de negocio. Para saber qué método contable le conviene a tu negocio, consulta a tu contador.

¿Cómo ordenar la bodega o el refrigerador para aplicar FEFO?

Pasos concretos:

1. Revisa las fechas al recibir. Antes de guardar cualquier producto, comprueba la fecha de vencimiento. Si algo llega vencido o a menos de una semana de vencerse, devuélvelo o toma nota para negociar la devolución con el proveedor.
2. Marca los lotes al entrar. Con un marcador o una etiqueta de cinta, escribe la fecha de vencimiento en un lugar visible, sobre todo si el empaque es grande (costales, cajas, tarros). Si el mismo producto llegó en dos pedidos distintos con fechas diferentes, márcalos por separado.
3. Acomoda lo nuevo por detrás, lo viejo por delante. Esta regla, aplicada cada vez que recibes mercancía, mantiene el orden sin esfuerzo adicional.
4. Usa una zona de «próximos a vencer». Un estante aparte, una canasta o una sección de la nevera solo para lo que vence en los próximos 5 a 7 días. Lo que entra ahí tiene prioridad para venderse o promocionarse.
5. Haz una revisión semanal. Un día fijo de la semana —el lunes antes de abrir, por ejemplo— recorre los estantes y el refrigerador buscando fechas. Saca lo próximo a vencer y llévalo a la zona de prioridad.

¿Qué hacer con los productos próximos a vencer?

No hay una sola respuesta, pero estas opciones ayudan a recuperar algo del valor antes de que venza:

• Bajar el precio. Un descuento visible y directo («$X hoy» o «mitad de precio esta semana») es la forma más rápida de mover producto. El precio lo fijas según tu costo y lo que consideres justo.
• Ofrecer combos. Unir el producto próximo a vencer con otro de rotación normal puede hacer que salga sin necesidad de bajarlo solo.
• Dárselo al personal. Si el negocio tiene empleados, puede ser una práctica interna antes de que venza.
• Devolución al proveedor. No todos los proveedores aceptan devoluciones, pero si existe un acuerdo previo, es la mejor opción para lo que llega con poco tiempo de vida.
• Donación. Algunas comunidades y bancos de alimentos aceptan productos con fechas próximas. Para conocer las obligaciones sanitarias de tu negocio (fechas, productos vencidos, donaciones), consulta al INVIMA o a la Secretaría de Salud de tu municipio.

Lo que no conviene es esperar: un producto que vence el viernes y se mantiene en el estante el jueves no va a vender solo.

¿Sirve lo mismo para todos los tipos de tienda?

La lógica de FEFO aplica a cualquier negocio que maneje productos con fecha de vencimiento, pero la operación varía:

Cómo lo resuelve Atendo hoy

Esta sección describe funciones de Atendo que están disponibles hoy. No es necesario usar ningún programa para aplicar lo explicado arriba.

Lotes con vencimiento. Al recibir mercancía en Atendo, cada entrada crea un lote con su fecha de vencimiento. El sistema lleva el registro de qué llegó, cuándo y a qué costo, sin que tengas que anotarlo en un cuaderno aparte.

Al vender, sale primero lo que vence antes. Cuando una venta se registra en la caja, Atendo descuenta primero del lote con la fecha de vencimiento más próxima. No hace falta acordarse cuál era: el sistema lo aplica solo.

Avisa cuando algo se está acabando. La pantalla de existencias muestra cuándo un producto está por agotarse, para que puedas actuar antes de quedarte sin mercancía.

Mapa del local. Dibujas el local (bodega, neveras, estantes) y cada zona se pinta según lo que necesita atención.

Al recibir con el celular. Al recibir una orden de compra, puedes registrar la mercancía desde el celular con un código QR, sin instalar nada. Desde ahí ingresas la fecha de vencimiento de cada lote en el momento de recibirlo.

Próximamente estará disponible la función de avisos automáticos por WhatsApp. Hoy esa función no existe.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto inventario debo tener para que valga la pena controlar lotes?

No hay un mínimo de productos. El control de lotes sirve desde que tienes un solo producto perecedero; la diferencia es cuánto tiempo te lleva revisarlo a mano versus con algún sistema.

¿Qué hago si el proveedor no acepta devoluciones de productos próximos a vencer?

Primero, déjalo por escrito cuando cierres el trato la próxima vez. Mientras tanto, las opciones son precio reducido, combos o donación antes del vencimiento. El costo de una merma sin previo aviso suele ser mayor que el de negociar condiciones desde el principio.

¿Qué diferencia hay entre FEFO, FIFO y LIFO para mi tienda de barrio?

En términos físicos:

• FEFO: sale primero lo que vence antes. Ideal para perecederos.
• FIFO (PEPS): sale primero lo que llegó antes. Coincide con FEFO cuando todos los lotes del mismo producto tienen la misma fecha de vencimiento.
• LIFO (UEPS): sale primero lo que llegó último. No se recomienda para perecederos porque deja el producto viejo enterrado.

Para la valuación contable (cómo registrar el costo de lo vendido en los libros), las normas colombianas tienen reglas propias. Consulta a tu contador.

¿Qué obligaciones sanitarias aplican a mi negocio con los productos vencidos?

Para conocer las obligaciones sanitarias de tu negocio (fechas de vencimiento, manejo de productos vencidos, donaciones), consulta al INVIMA o a la Secretaría de Salud de tu municipio.